ISO implementatietraject

ISO implementatie op een praktische en flexibele manier
Ieder implementatietraject begint met een vrijblijvend gesprek, waarin we samen bekijken welke norm of combinatie van normen het beste past bij uw organisatie. Daarna ontvangt u een voorstel op maat. Kiest u voor Quadra Consulting, dan begeleiden wij u stap voor stap bij de implementatie van een managementsysteem dat niet alleen voldoet aan de norm, maar ook werkbaar is in de praktijk.

Geen organisatie is hetzelfde. Daarom stemmen wij het implementatietraject af op uw processen, planning en beschikbare tijd. Afhankelijk van de norm en de omvang van de organisatie kan het traject er als volgt uitzien.

Stap 1 – Bewustwording en inventarisatie
We starten met een awareness-sessie, zodat medewerkers weten wat het managementsysteem inhoudt. Daarna volgen oriënterende gesprekken om een goed beeld te krijgen van de organisatie, werkzaamheden en processen.

Stap 2 – Beleidskader en context
We stellen het beleid en de uitgangspunten van het managementsysteem op. Daarbij brengen we ook stakeholders, context en normvereisten in kaart.

Stap 3 – Risicoanalyse en beheersmaatregelen
Samen bepalen we welke interne en externe risico’s relevant zijn voor uw organisatie. Vervolgens worden beheersmaatregelen en eventuele aanvullende acties vastgelegd.

Stap 4 – Procedures en procesbeschrijvingen
Bestaande en nieuwe processen worden praktisch uitgewerkt en vastgelegd in heldere procedures.

Stap 5 – Ondersteunende documentatie
We zorgen voor de benodigde formulieren, registraties en overige documentatie die nodig zijn om het managementsysteem goed te laten werken.

Stap 6 – Optionele interne audittraining
Indien gewenst leiden wij medewerkers op tot intern auditor, zodat zij zelf kunnen bijdragen aan het onderhouden van het managementsysteem. In de praktijk kiezen veel organisaties er echter voor om de jaarlijkse interne audits door Quadra Consulting te laten uitvoeren. Dat is vaak efficiënter en onafhankelijker: intern auditen onder collega’s wordt niet altijd als prettig ervaren, er is intern niet altijd voldoende tijd beschikbaar en een objectieve blik van buitenaf brengt vaak meer aan het licht. Vreemde ogen dwingen.

Stap 7 – Voorbereiding op de audit
Als het managementsysteem is ingericht, kunnen wij een kick-offtraining verzorgen. Daarbij leggen we uit welke documenten er zijn, hoe het systeem werkt en wat zij kunnen verwachten tijdens de interne en externe audit.

Stap 8 – Interne audit
Wij voeren een interne audit uit, beoordelen documentatie en interviewen medewerkers. De bevindingen worden vastgelegd in een heldere rapportage met verbeterpunten en aanbevelingen.

Stap 9 – Corrigerende maatregelen en Management Review
Na de interne audit bespreken we de bevindingen en begeleiden we de opvolging van corrigerende maatregelen. Ook voeren we de eerste management review samen met u uit, zodat duidelijk is hoe deze review is opgebouwd, welke onderwerpen aan bod komen en hoe u deze in de toekomst zelf kunt uitvoeren.

Stap 10 – Begeleiding bij certificering
Tijdens de certificeringsaudit zijn wij aanwezig ter ondersteuning. Ook daarna helpen wij bij de opvolging van eventuele bevindingen.

Wij werken flexibel en passen het implementatietraject aan op uw organisatie, agenda en tempo. Zo blijft de implementatie haalbaar, praktisch en goed inpasbaar in de dagelijkse werkzaamheden.